Sie können nicht nur Leistungen online buchbar machen, sondern auch manuell jederzeit Termine anlegen. Doch wer kennt es nicht: Plötzlich gibt es einen Krankheitsfall oder ein Mitarbeiter möchte spontan einen Tag Urlaub einreichen.
Was auch immer dazu führen mag, Termine ändern zu müssen, Sie können jederzeit auch kurzfristig reagieren um Termine zu verschieben oder abzusagen.
Alle Ihre Termine, ob online gebucht oder manuell angelegt, finden Sie in Ihrem Kalender wieder. Das Absagen und Verschieben funktioniert bei allen Terminen auf die gleiche Weise.
1. Termin verschieben
Klicken Sie zunächst auf den zu bearbeitenden Termin und danach auf das Stift-Symbol (Buchung bearbeiten). Es öffnet sich ein Fenster in welchem Sie nun verschieden Anpassungen vornehmen können.
Sie können den Termin beispielsweise einer anderen Ressource zuweisen oder auch das Datum oder die Uhrzeit ändern.
Zu guter Letzt können Sie noch die Checkbox anklicken, um die Ressource automatisch über die Terminänderung zu informieren.
Bei online gebuchten Terminen ist immer ein Kunde hinterlegt. Bei manuell angelegten Terminen kann der Kunde ebenfalls angelegt werden.
Lesen Sie hier nach, wie Sie einen Kunden anlegen können.
2. Termin absagen
Möchten Sie einen Termin absagen, klicken Sie ebenfalls erstmal auf den Termin und danach auf das Papierkorb-Symbol.
Der bei dem Termin hinterlegte Kunde erhält automatisch eine Absage-E-Mail und wird so über die Stornierung informiert. Setzen Sie zudem das Häkchen bei "E-Mail an Ressource" bevor Sie den Termin endgültig stornieren, um Ihre eingeplante Ressource darüber zu informieren.
Falls Sie bei einem manuell angelegten Terminen keinen Kunden hinterlegt haben, kann dieser auch nicht automatisch benachrichtigt werden. In diesem Fall müsste der Kunde noch gesondert über die Stornierung des Termins informiert werden.
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Die Kundensicht
Auch Ihren Kunden ist es möglich selbstständig Termine zu verschieben oder abzusagen. Der Kunde klickt dazu ganz unten in der Bestätigungs-E-Mail auf den Button "Buchung bearbeiten/absagen".
Automatisch öffnet sich das Widget und der Kunde hat die Möglichkeit den Termin entweder abzusagen oder zu verschieben.
1. Termin absagen
Möchte der Kunde den Termin absagen, öffnet sich ein neues Fenster. In diesem muss die E-Mail Adresse eingetragen werden. Erst dann kann der Kunde den Termin absagen und erhält daraufhin zur Bestätigung eine Absage-E-Mail.
Die Ressource wird ebenfalls automatisch per E-Mail über die Stornierung des Termins informiert.
2. Termin verschieben
Mit Klick auf "Termin verschieben" öffnet sich erneut das Buchungs-Widget und der Kunde kann einen neuen Tag/eine neue Uhrzeit für den Termin definieren.
Da es sich um eine Terminverschiebung handelt, sind die Kundendaten bereits hinterlegt. Nach Auswahl des neuen Wunschtermins, muss der Kunde diesen nur noch bestätigen.
Der Termin wird im Kalender automatisch auf das neue Datum/die neue Uhrzeit angepasst.
Die Ressource erhält zudem zusätzlich eine E-Mail mit der Terminänderung.